中国教育后勤协会

高校后勤员工在职风险管理研究

梁学荣


随着《劳动合同法》等相关法律法规的不断颁布和实施,高校后勤劳资关系日益紧张,呈现出后勤员工维权意识逐渐提高、劳动争议持续不断、员工证据搜集与反搜集意识增强、问题员工的管理成为难点、劳动争议中用人单位败诉率居高不下的趋势和特点。这就要求高校后勤部门要立足实际用工情况,依据不断完善的劳动法律法规,规范后勤劳动用工管理,尤其是要抓好员工在职管理工作,高度重视员工在职管理过程中可能存在的风险,切实维护好高校后勤部门与员工双方的合法利益。

一、高校后勤员工在职管理存在的用工风险

(一)劳动规章制度不健全,日常用工管理无章可循

《劳动合同法》明确规定用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。但是,我国部分高校后勤部门在劳动规章制度建设上明显滞后,导致用工存在较大的风险。首先,劳动规章制度缺失。由于高校的特殊性,高校后勤部门在事业编制人员管理上往往采用高校事业编制人员的管理规章制度,而编外人员的招聘录用、奖惩激励、离职、档案管理等缺乏一套完善的管理规章制度来管理和约束。其次,劳动规章制度内容违法。为了降低用工成本,规避用工风险,高校后勤制定的部分劳动用工规章制度和管理文件往往与《劳动法》、《劳动合同法》等劳动法律法规的相关规定相违背,侵害了劳动者的合法权益。再次,劳动规章制度制定的程序不全。只有经过法律规定的相应的民主程序的用工单位规章制度才具有一定的法律效力。最后,劳动规章制度未公示。尽管高校后勤部门制定的劳动规章制度内容上不违背相关法律的规定,但是往往在公示环节出现疏忽和遗漏,从而造成劳动规章制度合法性的不完整性。

(二)多元化用工方式并存,同工不同酬现象普遍存在

目前,多数高校后勤部门实行了多元化的用工制度,员工主要分为事业编制和非事业编制,非事业编制员工主要包括劳动合同员工、人事代理聘用员工、劳务派遣员工、劳务协议员工以及非全日制员工等。高校后勤多元化的用工方式一方面有利于节约人力成本,另一方面也造成了两套甚至多套薪酬福利制度体系并存的局面,不同薪酬福利制度体系内的员工享受不同的薪资和福利待遇,这就容易造成“同工不同酬”。尽管绝大多数高校后勤部门都能保证编外员工薪酬水平达到当地的最低工资标准,但是这与在编职工薪酬待遇的持续增加相比,往往不到其1/3,甚至更低,这就极大地打击了编外员工的工作积极性和主动性。同工不同酬挑战了社会公平,增加了劳动纠纷产生的几率,成为制约高校后勤队伍稳定的最大的问题。

(三)加班和带薪年休假执行不规范,劳动者合法权益得不到保障

为了保障劳动者的合法权益,《劳动法》对劳动者的工作时间和休息休假作了明确详细的规定,但在实际操作中,许多高校后勤部门由于受到经费及人手不足等因素的限制,在员工工作时间安排、加班费支付以及带薪年休假制度执行方面存在瑕疵。首先,由于人员和经费的限制,高校后勤公寓管理员、物业保安等岗位员工的月平均工作时间往往超过国家的规定,而且在非全日制岗位上也没有执行每天不超过四小时,每周不超过二十四小时的规定,劳动者的合法权益没有得到保障。其次,后勤部门往往未经与工会和劳动者协商,强行安排员工超时加班,且超过法律规定的每日或每月超时加班小时上线;安排员工加班,未按照法律规定足额支付延迟工工作时间、休息日和法定休假日相应的加班工资。最后,尽管高校有寒暑假,但是并不是所有岗位员工能够享受到,高校后勤部门也未能按照国家法律规定实行带薪年休假制度,且未发放相应补贴。这些做法极容易引起劳动纠纷,容易给高校后勤部门,甚至高校带来极大的负面影响。

(四)社会保险未全员缴纳,易带来经济赔偿风险

《中华人民共和国劳动法》第72条规定:用人单位和劳动者必须依法参加社会保险,缴纳社会保险费。《社会保险法》等相关法律法规也做了明确规定,由此可见,社会保险缴纳具有国家强制性。但是,高校后勤部门在实际用工过程中,由于相关因素的制约,并未能给全体员工缴纳社会保险。这一方面是由于部分高校后勤部门管理者法律意识淡漠,风险防范意识不强,片面追求低人工成本运作,忽视了社保带来的潜在劳动用工风险。另一方面也是由于员工参保意识不强,不清楚社会保险缴纳的意义和作用,片面追求实发工资的多少,从而以各种理由和借口要求单位不缴纳社会保险。这就给高校后勤用工带来了不可预期的风险,包括诉讼纠纷和经济赔偿等,甚至有可能影响学校的声誉。

(五)劳动合同管理不规范,劳动纠纷和诉讼频发

劳动合同管理在高校后勤编外劳动用工管理过程中的重要性不言而喻,它贯穿员工自入职到离职的全过程,但是往往得不到重视,管理者经常出现失误。高校后勤人力资源部门在员工劳动合同管理过程中容易出现劳动合同内容条款过于宽泛、未及时与劳动者签订(续签)劳动合同、劳动合同中违法约定试用期、违法解除(终止)劳动合同和未完整保留法律证据等问题。这些问题的存在显示了高校后勤部门在员工劳动合同管理上的不规范、随意性强和不注重细节管理,这就容易导致高校后勤部门在劳动争议仲裁和诉讼中需要承担败诉等不利后果。

二、高校后勤员工在职管理用工风险防范对策

(一)完善劳动用工规章制度,推进劳动用工规范化管理

以构建制度化用工为导向,依法规范用工,有效解决高校后勤用工歧视问题,是预防劳动纠纷必要的有力工具,也是新的形势下对高校后勤劳动用工管理提出的新要求。《劳动合同法》第39条规定:劳动者严重违反用人单位的规章制度或者严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的,单位可以解除劳动合同,无需支付经济补偿金。因此,高校后勤部门要尽快制定出一套内容合法、程序合规的劳动用工规章制度,包括员工招聘、录用、培训、薪酬、绩效考核、奖惩、离职管理等等,逐步加强劳动用工规范化管理。在这一“立法”过程中,有必要使各类人员的利益在立法中得到体现,明确双方权利和义务,通过法制化,努力营造公平合理的管理架构体系,创造良好的工作氛围,确保编外员工队伍的稳定,以达到最大程度发挥减少和规避劳动争议和纠纷的作用。

(二)积极推进多元化用工,逐步落实同工同酬

目前,高校后勤部门在用工方式并不单一,事业编制和非事业编制员工并存,员工身份的不同造成了薪酬福利待遇上的差异。这就要求高校后勤需要以构建和谐劳动关系为目标,落实《劳动合同法》“同工同酬”原则,逐步实现编外人员体面劳动的基本要求,积极推进人事、薪酬制度改革,打破身份编制界限,坚持能上能下和竞争上岗,加大绩效工资部分,多劳多得,不劳不得。改变长期以来薪酬分配制度不够合理造成的编外员工薪资待遇低,编制内外两级分化严重的现象,切实保障广大后勤员工的合法权益。

(三)落实加班及带薪年休假制度,保障员工合法权益

高校后勤一线部门超时加班现象普遍存在,这是由高校后勤岗位性质决定的。在实际操作中,不少高校后勤部门利用寒暑假来调休,抵消员工平时加班,不足部分给予相应的加班费。同时,高校后勤部门也要逐步完善加班审批制度,合理合法安排加班时间和确定加班工资计算基数,要在员工工资表、考勤表里明确加班项,并要求员工本人签字确认,以免因证据不足带来劳动纠纷。带薪年休假是劳动者特有的一项权利。因此,高校后勤部门要严格贯彻执行《职工带薪年休假条例》,对于依法享受寒暑假的员工可以不安排休年休假,对于无法享受寒暑假的员工要安排休足额天数的年休假或支付足额的工资报酬。同时,高校后勤部门要根据后勤岗位特点制定详细的年休假计划,完善员工日常考勤管理,做好日常年休假统计工作,并加强对一线部门年休假的指导和监督工作。

(四)及时缴纳社会保险和商业保险,转移和规避劳动用工风险

尽管《劳动法》、《劳动合同法》都对用人单位和劳动者社会保险缴纳做出了明确的要求,但是,因社会保险缴纳而引起的劳动争议案件仍然呈现出日益增长的趋势。在后勤新员工招聘过程中,部分后勤员工自愿放弃缴纳社会保险,甚至还向单位书面声明放弃单位为其缴纳社会保险,后勤部门为了降低用工成本也与员工达成了协议。这种严重违反劳动用工法律法规的行为,不仅损害了劳动者长远利益,而且加重了用人单位违法用工成本。因此,高校后勤部门要积极宣传社会保险缴纳的政策和法律法规,依法、及时、足额为员工缴纳社会保险,逐步减少和杜绝不缴纳社会保险现象的存在。同时,高校后勤部门可以与保险公司合作,为全体后勤员工购买雇主责任险或团体人身意外伤害保险,尤其是施工员、维修员等高风险后勤岗位,以弥补工伤保险的不足,进而转移劳动用工风险。

(五)加强员工劳动合同管理,依法规范用工行为

劳动合同管理贯彻员工在本单位工作的始终,它在整个人力资源管理过程中有着举足轻重的地位。因此,高校后勤部门要充分重视员工劳动合同管理工作,依据国家法律法规及时办理劳动合同相关事宜,防范法律风险。一是依据《劳动合同法》规定自用工之日起一个月内与劳动者订立书面劳动合同并交纳社会保险,合理规避用工风险;二是依法并合理确定新员工试用期及劳动合同的期限,减少不必要的负担;三是妥善保管好员工合同档案,提高证据保存意识;四是劳动合同中明确保密义务和禁业限制,维护本单位的合法权益;五是依法解除或终止劳动合同,规避劳动纠纷风险;六是做好员工离职合同档案的交接工作,确保档案资料交接有序。

课题项目:中国教育后勤协会安全管理专业委员会2015年度后勤安全管理研究课题《高校后勤劳动用工安全管理研究》(编号:2015ZHXAZH14)成果之一。

[作者:南京工业大学后勤服务集团人力资源部副主任(主持工作),二级企业人力资源管理师(技师)]

(来源:《高校后勤研究》2016年第6期)


微信平台